La mayoría de los trabajadores afirman que tienen en la actualidad más reuniones que hace diez años, y actualmente las reuniones remotas son normales en la empresa.
Aquí tienes diez consejos para conseguir que las reuniones remotas sean más productivas y colaborativas, tanto si eres el organizador como un participante más.
Desplázate al final para ver una lista de comprobación completa de los pasos que puedes usar en cada reunión.
Comparte el orden del día de tu reunión
El primer paso para una reunión remota de éxito es conseguir que los participantes estén coordinados. Preparar con anticipación un orden del día y objetivos de reunión claramente definidos puede aumentar la implicación. Soluciones como Microsoft Teams, que combina servicios de reuniones, mensajería y llamadas, también pueden ser de ayuda. Cuando envíes la invitación, asegúrate de incluir el orden del día, idealmente de 24 a 48 horas antes de la hora designada.
Invita a Clientes internos y externos a unirse a la reunión
¿Necesitas conectar con alguien de fuera de tu organización? No hay problema. A diferencia de numerosas aplicaciones de reuniones que requieren complementos, Microsoft Teams te permite invitar a cualquier persona con una dirección de correo electrónico personal o empresarial válida. Los destinatarios no necesitan descargar Teams para participar en la reunión. Solo tienen que hacer clic en el enlace de la invitación por correo electrónico, introducir su nombre y entrar en la reunión al instante en el explorador web compatible.
Accede a las notas y grabaciones de reuniones anteriores
Si se trata de una reunión periódica, puedes acceder fácilmente a las notas y grabaciones de reuniones anteriores en el mismo hilo de la reunión de Teams. Además, puedes chatear con otros invitados antes de la reunión para informarles sobre temas relevantes.
Escucha e incluye
En las reuniones online puede no resultar evidente cuándo un participante tiene algo que decir. Asegúrate de hacer pausas con frecuencia para dar a tus compañeros la oportunidad de participar. Recuérdales que también pueden hacer comentarios en la ventana de chat. Y activar la videoconferencia puede hacer mucho para generar una sensación de conexión social.
Graba la reunión
Las actas escritas o la grabación de la reunión dejan constancia de tu reunión y permiten a las personas que no pudieron asistir ponerse al día en otro momento. También pueden ayudar a resolver conflictos sobre los resultados o los elementos de acción. Al grabar las reuniones, capturas la actividad de audio, vídeo y uso compartido de la pantalla. También existe la opción de crear una transcripción automática. Durante la reproducción, aparecen en pantalla subtítulos de la transcripción, lo que facilita la búsqueda de temas de debate importantes. Las grabaciones se realizan en el cloud, se guardan en Microsoft Stream y se comparten automáticamente con los asistentes.
Ajusta la configuración antes de participar
La activación de la cámara de vídeo para reuniones proporciona un toque personal que puede mejorar tu conexión y la eficacia de una reunión. Pero también puede distraer. Por esto, antes de participar en una reunión con vídeo, detente un momento y considera lo siguiente:
- ¿El fondo está lleno de distracciones visuales? Usa el desenfoque de fondo.
- ¿Mucho ruido de fondo? Silencia el micrófono.
- ¿Necesitas alejarte o desviar la atención? Apaga la cámara, silencia el micrófono y cambia al modo de solo escuchar
Comparte tu contenido y colabora fácilmente
La estrecha integración con las aplicaciones de Office 365 hace que Microsoft Teams sea ideal para trabajar con tus colegas en tiempo real.
Una vez que has compartido un documento desde tu escritorio o los archivos de Teams, el uso compartido de pantalla de alta fidelidad garantiza una experiencia de visualización excelente para todos. La coedición en Word significa que todos pueden participar, ayudando a agilizar las aprobaciones. Los asistentes también pueden compartir sus comentarios junto con el documento a través del chat. Y con el poder de la IA, Teams puede traducir estas conversaciones a 60 idiomas en tiempo real, manteniendo a todos coordinados.
Usa las conferencias de audio integradas para los asistentes sin Internet
No todo el mundo tiene fácil acceso a Internet, especialmente si se está de viaje. Llamar desde un teléfono es una opción, pero, en tal caso, habrá que controlar otro dispositivo. Con Microsoft Teams, los participantes pueden llamar directamente.
Las conferencias de audio en Teams permiten llamar a números de más de 90 países y más de 400 ciudades. También puedes llamar tú para añadir a los asistentes con su número de teléfono
Comparte grabaciones y notas de las reuniones
Los resúmenes de las reuniones pueden ser una forma útil de reenganchar a los participantes. Puedes capturar notas en la pestaña Notas de la reunión o hacer un seguimiento con un breve resumen en el canal de proyectos de Microsoft Teams. Incluye una grabación de la reunión si necesitas más detalles.
Recuerda a los participantes los siguientes pasos y haz hincapié en las conclusiones, los plazos o las decisiones. También puedes utilizar el resumen como una forma abierta de pedir más colaboración e información de cualquier persona que no haya podido asistir.
Programa reuniones de seguimiento si es necesario
La eficacia de una reunión se mide mejor por el seguimiento y los resultados. Antes de que termine la reunión, programa otra, si es necesario, para responder cualquier pregunta pendiente y aclarar los siguientes pasos.
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